Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Untuk Bertaruh
Fitur mendasar apa yang dicari oleh perusahaan kecil dan menengah ketika memilih perangkat lunak manajemen dokumen. Perangkat lunak harus mudah digunakan, serbaguna, aman dan efisien. Hal ini juga perlu memberikan pengembalian investasi yang cepat. Yang terpenting, perusahaan harus memiliki kemampuan untuk beradaptasi dengan kebutuhan spesifik masing-masing perusahaan.
Profil teknologi pada usaha kecil dan menengah (UKM) cenderung lebih rendah dibandingkan perusahaan besar. Sistem manajemen dokumen adalah alat standar di perusahaan besar. Teknologi ini masih ‘belum diketahui secara luas’ oleh UKM, padahal potensi keuntungannya besar.
Angka-angka ini menegaskan hal ini sebagai fakta. Studi Gartner Group menunjukkan bahwa karyawan menghabiskan hingga 60% untuk dokumen dan hingga 45% untuk pekerjaan manual. Waktu yang dihabiskan pekerja untuk tugas-tugas sehari-hari dan rutin menghalangi mereka menghasilkan keuntungan.
Penerapan perangkat lunak manajemen dokumen oleh usaha kecil kurang populer dibandingkan dengan perusahaan besar, karena mereka melihatnya lebih sebagai pengeluaran daripada aset. Lingkungan sosio-ekonomi juga menyebabkan wirausahawan lebih fokus pada masa depan dibandingkan jangka panjang. IT. departemen lebih umum terjadi pada bisnis skala menengah. IT. departemen perusahaan menengah cenderung berwawasan global dan berfungsi sebagai konsultan internal untuk setiap unit. Oleh karena itu, personel ini adalah orang-orang terbaik untuk diajak berkonsultasi ketika menerapkan teknologi baru untuk manajemen dokumen 2up app.
Inovasi atau Kerugian
Dalam menghadapi krisis ini, perusahaan harus berinovasi. Bimbingan ahli akan membantu Anda mencapai tujuan ini. Ini memberikan perspektif yang jelas tentang masa depan, baik jangka pendek maupun jangka menengah. Hal ini juga akan menunjukkan bahwa sumber daya bisnis dapat digunakan dengan baik dengan sistem manajemen dokumen.
Perusahaan perangkat lunak teknologi dokumen harus memiliki misi untuk membantu UKM melihat manajemen dokumen sebagai cara untuk maju, bukan sebagai hambatan atau masalah dalam teknologi. Sebaliknya, hal ini harus dilihat sebagai peluang untuk pertumbuhan bisnis.
Setiap bisnis memiliki idenya sendiri tentang perangkat lunak manajemen dokumen terbaik, berdasarkan kebutuhan masing-masing. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan perangkat lunak manajemen dokumen untuk menyesuaikan sistem mereka dengan masing-masing perusahaan.
Garis bawah
Jelaslah bahwa penting bagi bisnis untuk memikirkan kembali kebutuhan mereka untuk menentukan sistem manajemen dokumen terbaik. Oleh karena itu, kita harus mendefinisikan kebutuhan masing-masing perusahaan pada waktu tertentu dan juga mempertimbangkan masa depan.
Kuncinya adalah menggunakan pendekatan holistik dan mempertimbangkan seluruh proses di perusahaan, termasuk departemennya. Penting untuk melihatnya secara holistik dan mengintegrasikan karyawan bisnis ke dalam proses implementasi.
Setelah mengkaji teknologi yang ditawarkan oleh perusahaan yang menyediakan perangkat lunak manajemen dokumen, kami menyarankan kedua belah pihak bersikap fleksibel untuk memungkinkan inovasi dan improvisasi selama proses penerapan. Anda mungkin memerlukan alat yang berbeda dari apa yang ada dalam pikiran manajemen.
Selesaikan masalah dengan solusi yang tepat
Seluruh perusahaan akan mendapat manfaat dari pemilihan solusi yang tepat dan lengkap untuk pengelolaan dokumen. Penyedia solusi harus memiliki pandangan menyeluruh tentang pasar saat ini dan kebutuhan spesifik perusahaan mereka. Usaha kecil dan menengah tidak memiliki keahlian untuk memberikan nasihat ahli. Oleh karena itu, penyedia layanan harus mampu menawarkan apa yang dibutuhkan saja, disertai dengan dukungan teknis, dan pemeliharaan yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka.